Fader Production

Sukseskan Acara dengan Rundown Acara: Pengertian, Manfaat, Cara Membuat, dan Contoh

pengertian rundown acara

Fader Production, sebagai penyedia layanan sewa sound system di Jakarta, memahami pentingnya persiapan acara yang terstruktur. Salah satu langkah kunci dalam menyelenggarakan acara yang sukses adalah membuat rundown acara. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi lebih dalam tentang pengertian rundown acara, tujuan dan manfaatnya, cara membuat, serta contoh-contohnya.

apa itu rundown acara

Apa Itu Rundown Acara?

Rundown acara merupakan susunan terstruktur dari kegiatan suatu acara yang dibatasi oleh durasi tertentu. Lebih dari sekadar daftar kegiatan, rundown berfungsi sebagai panduan pelaksanaan acara secara berurutan, yang dibuat melalui perencanaan matang dan pembahasan bersama. Format umumnya berbentuk tabel agar mudah dibaca.

Menurut buku “Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan SMK/MAK Kelas XII” oleh Tuginem dan Ratna Trisiyani, rundown acara mencakup seluruh rangkaian acara dari awal hingga akhir yang telah direncanakan. Penyusunan rundown umumnya menjadi tanggung jawab panitia penyelenggara atau event organizer, tergantung pada jenis acara dan lembaga yang terlibat.

Tujuan & Manfaat Membuat Rundown Acara

Tujuan utama pembuatan rundown acara adalah agar pelaksanaan acara berjalan sistematis dan tanpa ada kegiatan yang terlewat. Selain itu, rundown memiliki beberapa manfaat, antara lain:

  1. Koordinasi yang Efektif: Memastikan semua pihak terlibat dalam acara memiliki pemahaman yang sama tentang jalannya acara.
  2. Menghindari Kesalahan: Peserta acara yang memiliki rundown akan mengetahui dengan jelas berjalannya acara, mencegah kesalahan dan keterlambatan.
  3. Manajemen Waktu: Memberikan perkiraan waktu yang dialokasikan untuk setiap kegiatan, membantu menjaga acara sesuai dengan jadwal.

Cara Membuat Rundown Acara

Panitia pelaksana acara memiliki peran krusial dalam menyusun rundown. Sebelum memulai, mereka perlu memahami tema, tujuan, dan alokasi waktu acara. Koordinasi dengan semua anggota panitia, termasuk panitia logistik, sangat penting.

Langkah-langkah dalam pembuatan rundown acara melibatkan:

  1. Penentuan Rangkaian Kegiatan: Susunlah rangkaian kegiatan dari awal hingga akhir acara.
  2. Penentuan Durasi Kegiatan: Tetapkan durasi untuk setiap kegiatan, sesuai dengan alokasi waktu yang telah ditentukan.
  3. Penambahan Keterangan Penanggung Jawab: Cantumkan informasi tentang penanggung jawab setiap kegiatan untuk memudahkan koordinasi.
  4. Koordinasi dan Revisi: Berkomunikasilah dengan semua panitia untuk mendapatkan masukan dan revisi agar rundown optimal.
  5. Pemberitahuan Kepada Seluruh Panitia: Pastikan semua panitia mendapatkan salinan rundown untuk koordinasi yang lebih baik.

Contoh Rundown Acara

Untuk memberikan gambaran lebih jelas, berikut adalah dua contoh rundown acara:

1. Contoh Rundown Acara Resepsi Pernikahan

Dalam contoh ini, rundown acara memberikan detail mengenai kegiatan yang akan dilakukan selama acara resepsi pernikahan, membantu wedding organizer dalam merencanakan dan melaksanakan kegiatan.

Berikut adalah contoh rundown acara pernikahan:

  • Akad nikah
    • Pembukaan
    • Pembacaan ayat suci Alquran
    • Penerimaan dan sambutan
    • Khutbah nikah
    • Ijab kabul
    • Pembacaan doa
    • Penandatanganan dokumen dan buku nikah
    • Serah terima mahar dan tukar cincin
    • Nasihat pernikahan
    • Sungkeman
    • Penutup
  • Resepsi
    • Pembukaan
    • Sambutan kedua mempelai
    • Pembacaan doa
    • Pemberian ucapan selamat
    • Acara makan-makan dan sesi foto bersama 

Berikut adalah contoh rundown acara pernikahan dari awal hingga akhir:

  • 09.00–10.00: Tamu undangan tiba dan melakukan registrasi
  • 10.00–11.30: Akad nikah
  • 11.30–12.00: Pergantian pakaian pengantin
  • 13.00–16.00: Resepsi, makan siang, dan acara pesta
  • 16.00–16.30: Pembacaan doa dan penutupan acara

2. Contoh Rundown Acara Konser Musik

Rundown acara konser musik menjelaskan rangkaian acara dari konser musik tersebut. Dengan demikian, penonton akan mengetahui artis mana yang akan tampil pada jam tertentu. 

Berikut adalah beberapa cara membuat rundown acara:

  • Menentukan tujuan acara
  • Menentukan target audiens
  • Merinci rangkaian acara
  • Menentukan durasi setiap kegiatan
  • Menentukan penanggung jawab setiap kegiatan
  • Melakukan koordinasi dengan pembicara dan peserta 

Berikut adalah contoh rundown acara:

  1. Registrasi undangan 07.30 – 08.00
  2. Menyanyikan lagu 08.10 – 08.15
  3. Sambutan direktur 08.50 – 09.05
  4. Pembacaan doa 09.05 – 09.10
  5. Penampilan ADP (2 lagu) 09.20 – 09.30

Dengan memahami konsep rundown acara dan mengikuti langkah-langkah penyusunannya, Fader Production dapat memastikan acara yang mereka dukung berjalan dengan lancar dan sesuai dengan rencana. Susunan acara yang baik adalah kunci untuk menciptakan pengalaman acara yang tak terlupakan.

Share the Post: